مناقصه معکوس چیست و در چه شرایطی برای خرید سازمانی کاربرد دارد؟

فرآیند خریدهای سازمانی با احساس نیاز به کالا و خدمات آغاز می شود که در نهایت به انتخاب تامین کننده مناسب و انعقاد قرارداد منجر می شود. انتخاب تامین کننده مناسب صرفا به دلیل دریافت چند پیشنهاد قیمت و انتخاب پایین ترین رقم محدود نمی شود؛ نوع کالا و خدمات، میزان رقابت بازار و امکان تعریف دقیق مخشصات فنی در انتخاب روش مناسب تاثیرگذار است. یکی از این روش ها در انتخاب تامین کننده مناسب، مناقصه معکوس “Revers Auction” است. در این روش تامین کنندگان برای برنده شدن در تامین یک کالا و خدمات پیشنهاد قیمت خود را کاهش می دهند.

توجه به این نکته حائز اهمیت است که مناقصه معکوس در قوانین ایران تعریف نشده و برگزاری این نوع مناقصه در چارچوب قوانین و مقررات حاکم بر مناقصات ایران، فاقد مبنای قانونی است. با این‌ حال، پرداختن به این مفهوم و آشنایی با سازوکار آن خالی از لطف نیست. شناخت نحوه عملکرد مناقصه معکوس، شرایط مناسب استفاده از آن، مزایا و محدودیت‌ های این روش، به‌ ویژه در مقایسه با شیوه‌ های متداول خرید، می‌ تواند برای فعالان حوزه تدارکات و مدیران خرید سازمان‌ ها مفید واقع شود.

البته ناگفته نماند که مناقصه معکوس برای هر خریدی هم مناسب نیست؛ اگر که کیفیت نقش مهمی در انتخاب داشته باشد، رقابت بر سر قیمت ممکن است نتیجه مطلوبی را بدنبال نداشته باشد. در این مقاله مفهوم مناقصه معکوس، نحوه اجرای آن و تفاوت آن با مناقصه معمولی را بررسی می کنیم و به این نکته نیز می پردازیم که این نوع مناقصه در چه شرایطی می تواند برای خرید سازمانی مناسب باشد.

مناقصه معکوس چیست؟

مناقصه معکوس یا “Revers Auction” روشی برای ایجاد رقابت قیمتی میان تامین کنندگان است. این نوع مناقصه معمولا به صورت الکترونیکی برگزار می شود و پس از این که سازمان نیاز خود به کالا و خدمات را مشخص کرد، تامین کنندگان واجد شرایط برای برنده شدن در مناقصه در چارچوب قواعد تعیین شده می توانند پیشنهاد خود را تغییر دهند و قیمت را کاهش دهند. از این رو واژه معکوس در این اصطلاح به جهت رقابت قیمت اشاره دارد؛ یعنی به جای افزایش قیمت توسط خریداران، تامین کنندگان برای گرفتن سفارش، قیمت خود را کاهش می دهند.

در مناقصه معکوس هدف ایجاد یک رقابت قیمتی کنترل شده برای دستیابی به قیمت مناسب تر است. بنابراین مناقصه معکوس جایگزینی کامل برای فرآیند ارزیابی و انتخاب تامین کننده محسوب نمی شود، بلکه می توان آن را یک ابزار رقابت قیمتی در فرآیند خرید و تدارکات دانست.

مناقصه معکوس چگونه انجام می شود؟

فرآیند اجرای مناقصه معکوس می تواند با توجه به سیاست های هر سازمان متفاوت باشد اما معمولا در یک سری از مراحل اشتراک دارند که در ادامه به آن می پردازیم.

تعریف نیاز خرید

یکی از مهم ترین مراحل، تعریف نیاز خرید از طرف سازمان است. چرا که مناقصه معکوس زمانی عملکرد مناسبی دارد که نیاز خرید و الزامات آن برای تامین کنندگان واضح و مشخص باشد.

شناسایی تأمین‌ کنندگان واجد شرایط

در مرحله دوم سازمان باید تامین کنندگان واجد شرایط را شناسایی کند و از این مسئله اطمینان حاصل کند که رقابت قیمتی بین تامین کنندگانی شکل بگیرد که توانایی فنی، اجرایی و تجاری لازم برای تامین کالا و خدمات مورد نظر را داشته باشند.

دریافت پیشنهاد اولیه

پس از شناسایی تامین کنندگان نوبت به دریافت پیشنهاد اولیه می رسد. در این مرحله پیشنهادهای اولیه از تامین کنندگان دریافت و شرایط آن ها بررسی می شود. همچنین ممکن است ارزیابی فنی، شرایط تحویل، سوابق و سایر مدارک مد نظر در این مرحله انجام گیرد.

برگزاری رقابت آنلاین و بررسی نهایی

پس از مشخص شدن تامین کنندگان، رقابتی قیمتی، معمولا به صورت الکترونیکی بین آن ها آغاز می شود و تامین کنندگان می توانند مطابق با قواعد فرآیند قیمت پیشنهادی خود را کاهش دهند. سپس در آخرین مرحله پیشنهادها ارزیابی می شوند؛ پایین ترین قیمت می تواند یکی از معیارهای مهم باشد اما این که پیشنهاد نهایی با الزامات فنی، کیفیت، شرایط تحویل و دیگر الزامات تعیین شده مطابقت دارد یا نه، نیز حائز اهمیت است.

چه زمانی مناقصه معکوس برای خرید سازمانی مناسب است؟

یکی از مهم ترین پرسش ها این است که آیا هر خریدی را می توان به روش مناقصه معکوس انجام داد؟

پاسخ به این پرسش منفی است. مطابق با دستورالعمل های تخصصی در حوزه خرید و تدارکات، استفاده از مناقصه معکوس را بیشتر برای خرید از بازارهای رقابتی، کالا و خدماتی که به لحاظ کیفیت قابل تعریف هستند مناسب می دانند. به طور معمول اگر برای یک کالا و خدمت یک یا دو تامین کننده وجود داشته باشد، رقابت قیمتی فرصت چندانی ایجاد نمی کند و هرچه تعداد تامین کنندگان واجد شرایط بیشتر باشد، امکان شکل گیری رقابت واقعی بیشتر خواهد بود.

خرید یک کالا و یا دریافت خدمات با دانش فنی مشخص و دقیق از ظرفیت بیشتری برای رقابت قیمتی برخوردار است تا خدمات و کالایی که کیفیت آن وابستگی زیادی به روش اجرا، تخصص تیم و تجربه تامین کننده دارد. توجه به این نکته ضروری است که اگر پیشنهادهای تامین کنندگان از نظر مشخصات، کیفیت، شرایط تحویل و دیگر ویژگی ها قابل مقایسه نباشد، پایین آوردن قیمت به تنهایی معیار مناسبی برای تصمیم گیری نخواهد بود.

برای خریدهایی که کیفیت و نوآوری، خدمات پس از فروش یا تخصص تامین کننده نقش پررنگ تری ایفا می کند، رقابت قیمتی می تواند محدودیت ایجاد کند، از این رو خدمات و اقلامی که در حجم بالا خریداری می شوند می توانند زمینه مناسبی برای ایجاد رقابت میان چند تامین کننده فراهم کند. به عبارت دیگر می توان گفت مناقصه معکوس زمانی منطقی تر است که قیمت یکی از عوامل اصلی تصمیم گیری باشد.

چه خریدهایی برای مناقصه معکوس مناسب نیستند؟

همانطور که قبلا اشاره کردیم مناقصه معکوس برای همه خریدهای سازمانی مناسب نیست. از مهم ترین دلایل برای اجتناب از مناقصه معکوس می توان به خریدهای پیچیده و تخصصی، اهمیت کیفیت در انتخاب کالا و خدمات، خریدهای اختصاصی و سفارشی اشاره کرد. به عبارت دیگر در مواردی که مشخصات فنی پیچیده، روش اجرا یا تخصص تامین کنندگان و کیفیت کالا و خدمات ارائه شده مد نظر است؛ کاهش قیمت به تنهایی نمی تواند مبنای مناسبی برای انتخاب باشد. همچنین در شرایطی که تعداد تامین کنندگان واجد شرایط محدود باشد و یا تنها یک تامین کننده توانایی پاسخ گویی به نیاز سازمان را داشته باشد، برگزاری مناقصه معکوس کارکرد مورد نظر را نخواهد داشت.

تفاوت مناقصه معمولی با مناقصه معکوس

مناقصه معمولی و مناقصه معکوس هر دو با هدف تامین نیاز سازمان با ایجاد رقابت میان تامین کنندگان و انتخاب مناسب ترین پیشنهاد به کار می رود. اما نحوه شکل گیری رقابت در این دو روش یکسان نیست. در مناقصه معمولی تامین کنندگان پیشنهاد خود را بر اساس شرایط اعلام‌ شده ارائه می‌ دهند و پس از پایان مهلت دریافت پیشنهادها، گزینه‌ها مورد بررسی و ارزیابی قرار می ‌گیرند. در مقابل، در مناقصه معکوس، خریدار پس از دریافت پیشنهادهای اولیه تامین کنندگان از آن ها می خواهد تا پیشنهاد قیمت پایین تر (تخفیف دار) نیز ارائه دهند.

این تفاوت میان مناقصه معمولی و مناقصه معکوس می تواند بر نحوه طراحی فرآیند خرید، ارزیابی پیشنهادها و انتخاب روش مناسب تامین تاثیر داشته باشد، به همین دلیل شناخت تفاوت مناقصه معمولی و مناقصه معکوس به سازمان کمک می‌کند برای هر نوع خرید، روش متناسب با ماهیت کالا یا خدمت، شرایط بازار و میزان رقابت میان تأمین‌کنندگان را در نظر بگیرند.

مزایا و چالش های مناقصه معکوس در فرآیند خرید و تدارکات

مناقصه معکوس با تقویت رقابت میان تامین کنندگان فرصت هایی را برای کاهش قیمت، افزایش مشارکت و کوتاه تر شدن فرآیند خرید ایجاد می کند؛ با این حال استفاده از این روش با مزایا و چالش هایی همراه است که در ادامه به آن می پردازیم.

از مزایای مناقصه معکوس در فرآیند خرید و تدارکات می توان به افزایش رقابت، کاهش وابستگی به مذاکره های چند مرحله ای و افزایش اثر بخشی فرآیند خرید اشاره کرد. از طرفی دیگر اگر فرآیند به شکلی طراحی شود که قیمت تنها عامل تعیین کننده باشد ممکن است کیفیت، زمان تحویل یا توان اجرایی تامین کننده را تحت تاثیر قرار دهد. همچنین با کاهش بیش از حد قیمت پیشنهادی، ممکن است قیمت نهایی با هزینه واقعی تامین و الزامات کیفی و قراردادی سازگار نباشد. بنابراین صرف پایین آوردن قیمت به تنهایی تضمین کننده نتیجه مطلوب خرید نیست.

مناقصه معکوس در قوانین ایران

مطابق با قانون برگزاری مناقصات ایران، مصوب 1383/25/01 مناقصه فرآیندی است رقابتی برای تامین کالا و خدمات مورد نظر که در آن تعهدات موضوع معامله به مناقصه گری که کمترین قیمت متناسب را پیشنهاد کرده باشد واگذار می شود. مطابق با ماده 4 قانون برگزاری مناقصات، طبقه بندی مناقصات از نظر مراحل شامل مناقصات یک مرحله ای و مناقصات دو مرحله ای و از نظر روش شامل مناقصه عمومی و مناقصه محدود می شود. از این رو مناقصه معکوس به عنوان یک روش مستقل با همین عنوان در قانون برگزاری مناقصات ایران تعریف نشده است. مناقصه معکوس یکی دیگر از روش های برگزاری مناقصه است که اخیرا در کشورهای مختلفی چون برزیل، کلمبیا، اکوادور، مکزیک، پرو و بریتانیا به اجرا در آمده است.

نقش نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات در اجرای مناقصه معکوس

اجرای موفق فرآیند مناقصه بیش از هر چیزی نیازمند ثبت و مدیریت دقیق اطلاعات خرید، تامین کنندگان، درخواست ها و اسناد مناقصه می باشد.

نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات با امکانات و قابلیت هایی که در اختیار سازمان ها قرار می دهد، می تواند تمامی این فرآیند را در یک بستر یکپارچه مدیریت کند. این فرآیند از ثبت درخواست خرید، بررسی نیاز واحدها و دریافت پیشنهادها آغاز می شود و تا مقایسه قیمت، مدیریت سوابق و مستندسازی دقیق فرآیند ادامه پیدا می کند. در چنین ساختاری اطلاعات مربوط به خریدهای قبلی و تامین کنندگان نیز می تواند در تصمیم گیری های بعدی مورد استفاده قرار گیرد؛ این امر موجب می شود مناقصه معکوس در چارچوب کامل فرآیند تامین قرار گیرد.

مناقصه معکوس یک روش رقابتی برای مدیریت قیمت در فرآیند خرید و تدارکات سازمانی است که در آن تأمین‌کنندگان واجد شرایط می ‌توانند در یک بازه مشخص، پیشنهاد قیمت خود را کاهش دهند.

این روش زمانی بیشترین کاربرد را دارد که بازار دارای چند تأمین‌ کننده واجد شرایط باشد، مشخصات کالا یا خدمات به وضوح قابل تعریف باشد و قیمت نقش مهمی در انتخاب داشته باشد. در مقابل این روش، برای خریدهای پیچیده و اختصاصی یا خریدهایی که کیفیت و تخصص تأمین‌ کننده اهمیت بیشتری از قیمت دارد، مورد استفاده قرار نمی گیرد. در نهایت، موفقیت مناقصه معکوس فقط به رقابت بر سر قیمت وابسته نیست؛ چگونگی مدیریت فرآیند خرید و تدارکات در سازمان نیز اهمیت دارد. از این رو استفاده از نرم افزارهای تخصصی در حوزه خرید و تدارکات می تواند نقش مهمی در این امر ایفا کند.

مدیریت صحیح این اسناد و نگهداری سوابق قراردادی یکی از عوامل مهم در کاهش اختلافات و افزایش کنترل در پروژه های پیمانکاری محسوب می شود. به همین دلیل ثبت قراردادها، طبقه بندی، کنترل و دسترسی سریع به اسناد پیمان با استفاده از نرم افزار بخش مهمی از مدیریت موثر قراردادها را شکل می دهد.

نرم‌ افزار مدیریت خرید و تدارکات درگاه

اگر سازمان شما با تعداد زیادی درخواست خرید، تأمین‌کننده و فرآیند استعلام و مقایسه پیشنهادها سروکار دارد، مدیریت این فرآیندها به ‌صورت پراکنده می‌تواند کنترل و پیگیری پروسه خرید را دشوار کند.

نرم ‌افزار مدیریت خرید و تدارکات  درگاه با یکپارچه ‌سازی فرآیندهای خرید و تدارکات، مدیریت تأمین ‌کنندگان و در نهایت انعقاد قرارداد، امکان مدیریت ساختاریافته مراحل خرید و ثبت و کنترل بهتر فرآیندهای قراردادی را فراهم می آورد.

منبع

• مناقصه معکوس